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ELStAM für Arbeitgeber - Allgemeines

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anzumelden! Mit dem elektronischen Verfahren wurde das Lohnsteuerabzugsverfahren deutlich einfacher gestaltet. Seither erhält der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung. Damit ist die Papierlohnsteuerkarte als Träger dieser Informationen nicht mehr notwendig. Davon profitieren die Bürger ebenso wie die Arbeitgeber, Gemeinden und die Finanzverwaltung.

    Wie funktioniert das ELStAM-Verfahren?

    Die persönlichen Besteuerungsmerkmale der Arbeitnehmer (Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmal) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für den Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.

    Für das ELStAM-Verfahren muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber nur noch den Tag der Geburt und die steuerliche Identifikationsnummer mitteilen sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Diese Angaben wurden bisher auf der Lohnsteuerkarte oder auf der Ersatzbescheinigung aufgedruckt.

    Damit kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen. Veränderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten durch die Finanzverwaltung mitgeteilt.

    Überblick über die Zuständigkeitsverteilung

      Gemeinden
    Finanzverwaltung
    Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale   X
    Speicherung der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale in der Datenbank   X
    Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Arbeitgeber   X
    Bereitstellung der Änderungslisten   X
    Melderechtliche Änderungen X
     
    Übermittlung der melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung X
     

      Der rechtliche Rahmen

       

      Informationen finden Sie im Startschreiben des Bundesministerium der Finanzen vom 25. Juli 2013 und im Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. August 2013.

      • §§ 38 ff EStG – Lohnsteuerabzugsverfahren
      • § 52b EStG – Übergangsregelung bis zur Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
      • § 139b AO – Identifikationsnummer
      • § 11 BDSG – Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag
      • § 19 BDSG – Auskunft an den Betroffenen

      Gesetze und Verordnungen

      Gültige Papierbescheinigungen

      Seit dem Jahr 2014 ist die Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder entsprechenden Bescheinigung entfallen. Die maschinell bereit gestellten ELStAM sind grundsätzlich anzuwenden.

      Eine „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ stellt das Finanzamt nur noch aus, soweit fehlerhafte ELStAM nicht zeitnah berichtigt werden können und die ELStAM dem Arbeitgeber dadurch nicht elektronisch zur Verfügung gestellt werden können. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer eine Bescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber um den richtigen Lohnsteuerabzug sicherzustellen. Zeitgleich wird in diesen Fällen der elektronische Arbeitgeberabruf durch das Finanzamt gesperrt, so dass für die Dauer der Sperre durch den Arbeitgeber weder eine Anmeldung noch ein Datenabruf für den Arbeitnehmer erfolgen kann.

      Alle künftigen Änderungen der ELStAM müssen durch das Finanzamt auf der Bescheinigung eingetragen und dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Die Vorlage eines ELStAM-Ausdrucks der Finanzverwaltung ist als Nachweis der Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr zulässig.

      Die Bescheinigungen nach 39 Absatz 3 EStG (ehemals § 39c und § 39d EStG) gelten weiter und sind beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers jährlich neu zu beantragen.

        Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer

        Wurde für den Arbeitnehmer bisher noch keine Identifikationsnummer erteilt, weil er zum Beispiel aus dem Ausland zugezogen ist, kann der Arbeitgeber die Lohnbesteuerung für einen Übergangszeitraum von bis zu drei Monaten nach den ihm bekannten Familienverhältnissen des Arbeitnehmers vorzunehmen. Dies gilt in allen Fällen, in denen den Arbeitnehmer nachweislich kein Verschulden an der Nichtvorlage der Identifikationsnummer trifft (§ 39c Absatz 1 und 2 EStG). Nach Vergabe der Identifikationsnummer ist der Lohnsteuerabzug gegebenenfalls zu korrigieren.

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