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ELStAM für Arbeitgeber - Verfahren

Einmalige Registrierung des Arbeitgebers im ElsterOnline-Portal

Voraussetzung für einen elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist die Registrierung für ein Organisationszertifikat unter Verwendung der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Diese muss im ElsterOnline-Portal vorgenommen werden. Hierdurch ist eine eindeutige Identifikation des Arbeitgebers gewährleistet. Über das Zertifikat ist vollumfänglich nachverfolgbar, welcher Arbeitgeber zu welchem Zeitpunkt welche Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen hat. Viele Arbeitgeber lassen Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln. In diesen Fällen entfällt für die Arbeitgeber die Pflicht zur Authentifizierung.

    Anmeldung des Arbeitnehmers

    1. Die Anmeldung der Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren erfolgt mit einer vom Arbeitgeber eingesetzten Software zur Lohnabrechnung oder über ElsterFormular.
    2. Der Arbeitgeber muss folgende Informationen bei der Anmeldung übermitteln:
      • den Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
      • die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers,
      • die Auskunft, ob es sich jeweils um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse I bis V) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse VI) handelt.

    Diese Informationen erhält der Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmern.

    Achtung: Die Anmeldung kann nur mit einem gültigen Organisationszertifikat erfolgen, das unter Verwendung der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte erzeugt wurde.

    In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht anmelden. In diesen Fällen sollte Kontakt zum Arbeitnehmer aufgenommen werden, um den Grund der Sperre zu ermitteln. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde gelegt werden. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber über die Aufhebung der Sperre zu informieren. Anschließend kann eine Anmeldung des Arbeitnehmers erfolgen.

      Abruf der elektronischen Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers

      Arbeitgeber bekommen die Lohnsteuerabzugsmerkmale ihrer angemeldeten Arbeitnehmer zum Abruf bereit gestellt. Diese sind anzuwenden. Hier sind 4 Fallgestaltungen zu unterscheiden:

      1. Bereitstellung nach Neuanmeldung der Arbeitnehmer bei Betriebsneugründungen.
      2. Bereitstellung nach Neuanmeldung eines neuen Arbeitnehmers.
      3. Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer (zum Beispiel nach Änderungen, die der Arbeitnehmer veranlasst hat; Steuerklasse, Freibeträge).
        Der Arbeitgeber/Datenübermittler ist verpflichtet, die Änderungsliste zur Durchführung der entsprechenden Lohnabrechnung abzurufen. Änderungslisten werden nur erzeugt, wenn sich Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert haben. Unterstützend bietet die Finanzverwaltung im ElsterOnline-Portal einen Mitteilungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von neuen beziehungsweise geänderten ELStAM informiert.
      4. Erneute Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer (zum Beispiel bei Datenverlust beim Arbeitgeber) in Form einer elektronischen Bruttoliste. Hierzu ist ein Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich.
        Zeitnahe Bereitstellung
      Monatliche Bereitstellung von Änderungslisten bis zum 5. Werktag des Monats
      Zu 1 und 2:
      Anmeldung eines Arbeitnehmers im laufenden Verfahren
      X
       
      Zu 3:
      Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale
        X
      Zu 4:
      Komplettanforderung im laufenden Verfahren
      X
       

      Die ELStAM werden spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular auf www.elster.de nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

      Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die ELStAM in der Lohnabrechnung mitzuteilen (§ 39e Absatz 5, Satz 2 EStG). Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt auch das zuständige Finanzamt und können vom Arbeitnehmer ebenso im ElsterOnline-Portal eingesehen werden.

      In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, erhält der Arbeitgeber keine ELStAM für den entsprechenden Arbeitnehmer. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde gelegt werden.

        Kulanzregelung bei technischen Problemen

        Wenn der ELStAM-Abruf aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, können für einen Übergangszeitraum von drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde gelegt werden (§ 39c EStG).

          Abmeldung des Arbeitnehmers

          Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer abzumelden. Die Abmeldung ist auch im Falle einer vorliegenden Arbeitgeberabrufsperre möglich.

            Härtefallregelung im ELStAM-Verfahren

            Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten (§ 39e Absatz 7 EStG). Der Antrag erfolgt über ein amtlich vorgeschriebenes Formular. Der Arbeitgeber hat in dem Antrag seine Arbeitgeber-Steuernummer, die Identifikationsnummer und den Tag der Geburt für alle beschäftigten Arbeitnehmer sowie die Information, ob er jeweils der Hauptarbeitgeber ist, anzugeben.

            Wird dem Antrag statt gegeben, meldet das Betriebsstättenfinanzamt die Arbeitnehmer in der Datenbank an und übersendet die Lohnsteuerabzugsmerkmale für das aktuelle Kalenderjahr in Papierform an den Arbeitgeber. Der Antrag auf Gewährung der Härtefall-Regelung muss für jedes Kalenderjahr neu gestellt werden.

            Die Abwicklung in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt wie im üblichen Verfahren. Lediglich die Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Änderungen werden dem Arbeitgeber schriftlich zur Verfügung gestellt.

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              Die Steuerverwaltung des Freistaates Sachsen bietet eine Vielzahl von abwechslungsreichen Beschäftigungsmöglichkeiten.

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